ElternPortal

Die Platzsuche in Einrichtungen der Landeshauptstadt Magdeburg

Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung: Kita-Portal der Landeshauptstadt Magdeburg

Zur Anwendung kommt das Datenverarbeitungsverfahren „Kitaportal Magdeburg“. Das Kitaportal umfasst sowohl die Anwendung durch Eltern (Elternportal) als auch durch Träger (Trägerportal).

Die Nutzung des Informationsangebotes im Elternportal ist grundsätzlich freiwillig und ohne Bekanntgabe personenbezogener Daten möglich.

Im Rahmen des Rechtsanspruches auf Kinderbetreuung in einer Tageseinrichtung auf dem Gebiet der Landeshauptstadt Magdeburg (gem. § 3 und § 9 Abs. 1 KiFöG LSA) werden jedoch personenbezogene Daten benötigt.

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person, also vor allem Daten, die mit dem Namen verbunden sind oder aus deren Zusammenhang sich hierzu ein Bezug herstellen lässt.

Ihre personenbezogenen Daten werden im untenstehenden Umfang und für die dort genannten Zwecke durch den Verantwortlichen erhoben, verarbeitet und genutzt. Dabei gelten folgende Informations- und Dokumentationspflichten, die nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu gewährleisten sind:

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:
Landeshauptstadt Magdeburg
- Der Oberbürgermeister -
Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg

Ansprechperson für die Fragen zur Verarbeitung:
Abteilung 51.4, Tagesbetreuung - Abteilungsleitung
Frau Heike Pawletko
Wilhelm-Höpfner-Ring 1
D - 39116 Magdeburg
 +49 391 540 31 26
 Heike.Pawletko@jga.magdeburg.de

Die zuständige behördliche Datenschutzbeauftragte ist:
Frau Kerstin Wagner
Landeshauptstadt Magdeburg
Datenschutzbeauftragte
39090 Magdeburg
 datenschutzbeauftragter@stadt.magdeburg.de

(siehe auch www.magdeburg.de , Suche: Datenschutzbeauftragter)

2. Zweck

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich für folgende Zwecke:

Um mit dem Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg, den Trägern und Einrichtungen von Betreuungsangeboten auf dem Gebiet der Landeshauptstadt Magdeburg in Verbindung zu treten, eine konkrete Betreuungsanfrage oder eine allgemeine Bedarfsmeldung abzusenden, einen Betreuungsvertrag abzuschließen, für die Erhebung der Kostenbeiträge und eine Erlassberechnung durchzuführen, ist die Eingabe personenbezogener Daten notwendig. Die Eingabe der Daten erfolgt direkt durch den angemeldeten Nutzer der Web-Anwendung „ElternPortal“, durch Träger und Einrichtungen oder auf Wunsch der Sorgeberechtigten in einem persönlichen Termin durch das Jugendamt.

Die Datenverarbeitung erfolgt in automatisierter Form durch die Landeshauptstadt Magdeburg oder in dessen Auftrag und den Trägern der Kindertageseinrichtungen zum Zwecke einer Betreuungsanfrage, der Vertragsgestaltung, der Abrechnung der Betreuungsleistungen und der Kontaktaufnahme/Kommunikation.

Für den Abschluss eines Betreuungsvertrages ist es notwendig, personenbezogene Daten zu speichern und zu verarbeiten.

Die betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landeshauptstadt Magdeburg sowie in deren Auftrag tätige Personen sind zur Wahrung des Datengeheimnisses nach § 5 Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten der Bürger (Datenschutzgesetz Sachsen-Anhalt-DSG LSA) bzw. des Sozialgeheimnisses nach § 35 Abs. 1 Sozialgesetzbuch I verpflichtet. Des Weiteren wird versichert, dass alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß § 6 DSG LSA ergriffen werden.

3. Personenbezogene Daten

Seitens der Landeshauptstadt Magdeburg wird versichert, dass nur die Daten verarbeitet werden, die für die Erfüllung des Rechtsanspruches auf Kinderbetreuung in einer Tageseinrichtung auf dem Gebiet der Landeshauptstadt Magdeburg (gem. § 3 und § 9 Abs. 1 KiFöG LSA) und der Erhebung von Kostenbeiträgen unbedingt erforderlich sind.

Folgende Ihrer personenbezogenen Daten werden erhoben und verarbeitet:

Nutzerkonto / Elternaccount

Wenn Sie das Elternportal in Anspruch nehmen möchten, müssen Sie ein Nutzerkonto anlegen. Hier werden Ihre personenbezogenen Daten, die für die Inanspruchnahme der von Ihnen ausgewählten Dienstleistungen notwendig sind, sowie weitere Informationen gespeichert.
Mit dem Nutzerkonto können Sie jederzeit die von Ihnen gewünschten Dienstleistungen aus- bzw. abwählen und einsehen, welche Dienstleistungen Sie derzeit in Anspruch nehmen.
Das Nutzerkonto ist mittels Angabe der persönlichen E-Mail-Adresse und eines Passwortes geschützt und jederzeit von Ihnen einsehbar (Voraussetzung ist ein funktionsfähiger Internetanschluss) und abänderbar.
Ihre E-Mail-Adresse dient als Benutzername und diesem Webangebot zur Kommunikation.
Gibt es keine aktuellen Bedarfe oder damit verbundene laufende Verträge, wird bei Nichtnutzung des Accounts dieser nach 9 Monaten gelöscht. Wenn Sie vor Ablauf der 9 Monate keine weitere Speicherung mehr wünschen, können Sie Ihr Nutzerkonto löschen. Hierzu melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an. Im Bereich „Mein Konto“ finden Sie unter „Kontoverwaltung“ den Punkt „Benutzerkonto löschen“.
Bitte beachten Sie, dass die Dienstleistungen dieses Webangebotes ohne ein Nutzerkonto nicht vollumfänglich in Anspruch genommen werden können.

Daten zu Sorgeberechtigten und Daten zum Kind

Zu einer Person werden als Pflichtangaben nur Daten erfasst, die der Identitätsfeststellung dienen und die für den Vertragsabschluss für einen Betreuungsplatz zwingend vorausgesetzt sind (siehe § 61 ff. SGB VIII zur Datenerhebung und -speicherung von Sozialdaten).

Pflichtangaben zum Sorgeberechtigten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Verhältnis zum Kind, E-Mail-Adresse

Pflichtangaben zum Kind: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Migrationshintergrund; im Rahmen der Tagespflege zusätzlich: Staatsangehörigkeit, Muttersprache/Sprache in der Familie

Bei der Erstellung von Datensätzen (Vertrag, Betreuungsanfrage, Bedarfsmeldung, Ticket-Antrag) werden zusätzliche Eigenschaften zum Urheber des Datensatzes gespeichert: Benutzername, Zeitstempel

Zur Vermeidung von Doppelanmeldungen im Elternportal und zur Ermittlung von Fremdgemeindekindern (§12 c KiFöG LSA) wird automatisiert beim Einwohnermelderegister der Kommune geprüft, ob das Kind unter dem angegebenen Namen und der Adresse in der Landeshauptstadt Magdeburg gemeldet ist. Die Prüfung erfolgt mit Hinterlegung der Kindsdaten im Elternportal sowie bei Vertragsabschluss und Vertragsänderungen. Eine Nutzung des Angebotes ist nur mit positivem Prüfergebnis oder gültigem Ticket-Antrag möglich.

Erhebung der Kostenbeiträge und Erlassberechnung

Für die Betreuung sind an die Landeshauptstadt Magdeburg im Voraus jeweils zum Ersten des Monats Kostenbeiträge zu entrichten. Dazu erhalten die Sorgeberechtigten/Erziehungsberechtigten einen gesonderten Kostenbeitragsbescheid der Landeshauptstadt Magdeburg. Zur Erstellung dieses Kostenbeitragsbescheides benötigt die Landeshauptstadt Magdeburg (Jugendamt, Elternbeitragsstelle, Wilhelm-Höpfner-Ring 1, 39116 Magdeburg) die notwendigen Daten (Nachname, Vorname, Geburtsdatum des Kindes; Nachname, Vorname der Sorgeberechtigten/Erziehungsberechtigten; Anschrift des Sorgeberechtigten/Erziehungsberechtigten; Beginn, Ende sowie Umfang der Betreuung) aus dem Betreuungsvertrag.
Auf die gesetzlichen Mitwirkungspflichten gemäß §§ 60 ff. SGB I wird in diesem Zusammenhang ausdrücklich verwiesen.

Die Landeshauptstadt Magdeburg ist berechtigt, im Fall einer fehlenden Mitwirkung durch die Eltern, Sozialdaten der Eltern an den mit der Betreuung des jeweiligen Kindes betrauten Träger der freien/öffentlichen Jugendhilfe oder die Tagespflegeperson zu übermitteln. Dies ist immer dann zulässig, wenn sie zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses notwendig ist. Solche übermittelten Sozialdaten dürfen nach § 78 SGB X ausschließlich für diesen Zweck verwendet werden.

Server-Log-Files

Webserver erheben und speichern automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Files, die Ihr Browser automatisch an das Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • IP des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage

Um den Personenbezug zu entfernen, wird die IP-Adresse bereits modifiziert im Log-File des Webservers abgelegt. Eine Zuordnung zu konkreten Personen ist dem Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg nicht möglich.

Cookies

Das Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg nutzt in diesem Webangebot zwei sogenannte „Session-Cookies“, mit denen Sie während der Dauer Ihres Besuches identifiziert werden können.
Das „ASP.NET_SessionId“–Cookie enthält nur die Session-ID des Nutzers.
Um webseitenübergreifende Anfragefälschungen zu verhindert (z.B. durch Schadsoftware auf Ihrem PC), wird ein sogenannter „Cross-Site-Request-Forgery-Token“ verwendet. Das „__AntiXsrfToken“–Cookie enthält diesen Token.
Sie können in Ihrem Browser das Speichern von Cookies deaktivieren und von der Festplatte Ihres PCs löschen oder ablehnen. Bitte beachten Sie aber, dass die Nutzung dieses Webangebotes nur sehr eingeschränkt möglich ist, wenn Session-Cookies abgelehnt werden.

Web-Analyse

Das Elternportal verwendet Piwik/Matomo, dabei handelt es sich um einen sogenannten Webanalysedienst. Piwik/Matomo verwendet sog. “Cookies”, das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die dem Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Zu diesem Zweck werden die durch das Cookie erzeugten Nutzungsinformationen (einschließlich Ihrer gekürzten IP-Adresse) an den Server des Jugendamtes der Landeshauptstadt Magdeburg übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert, was der Website-Optimierung dient. Ihre IP-Adresse wird bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert, so dass Sie als Nutzer für das Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg anonym bleiben. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie können die Verwendung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern, es kann jedoch sein, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich nutzen können.
Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung dieser Daten aus Ihrem Besuch nicht einverstanden sind, dann können Sie der Speicherung und Nutzung nachfolgend per Mausklick jederzeit widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Piwik/Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss.
Die Zugriffe auf den Formularserver werden in Piwik/Matomo nicht erfasst.

SSL-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel der Anfragen, die Sie dem Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg als Seitenbetreiber senden, eine SSL-Verschlüsselung (Secure Socket Layer). Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Wenn die SSL-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an das Jugendamt -der Landeshauptstadt Magdeburg übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

4. Empfänger/Kategorien von Empfängern

Die Nutzung der Daten erfolgt ausschließlich durch das Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg und durch die Träger der Kindertageseinrichtungen auf dem Gebiet der Landeshauptstadt Magdeburg. Eine interne Datenweitergabe erfolgt an den Fachbereich Finanzservice der Landeshauptstadt Magdeburg zur Erhebung der Kostenbeiträge.

5. Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden für die nachfolgend angegebene Dauer gespeichert. Anschließend werden sie gelöscht oder so anonymisiert, dass eine Zuordnung zu Ihrer Person nicht mehr möglich ist.

Daten zum Kind und Daten zu Sorgeberechtigten

Die im Webangebot hinterlegten Daten, Ihre Anfragen an Betreuungsplätzen sowie Ihre Betreuungsverträge werden nur so lange gespeichert, wie es für den Verwendungszweck benötigt wird. Aktuell gibt es folgende Parameter:

Dauer der Speicherung einer Ausnahmegenehmigung = 36 Monate
Dauer der Speicherung einer Belegung/Kind in der Einrichtung = 36 Monate
Dauer der Speicherung eines Tickets = 9 Monate
Dauer der Speicherung eines Betreuungsvertrages = 24 Monate nach dem Vertragsende
Dauer der Speicherung eines Wunsches, aus dem ein Betreuungsvertrag erstellt worden ist = 24 Monate nach Vertragsende
Dauer der Speicherung eines abgelehnten Wunsches = die Löschung erfolgt mit Löschung des Bedarfes
Dauer der Speicherung einer nicht gedeckten Bedarfsmeldung = 3 Monate nach dem angegebenen Betreuungsende
Dauer der Speicherung eines inaktiven Elternaccounts = 9 Monate

Server-Log-Files

Um den Personenbezug zu entfernen, wird die IP-Adresse bereits modifiziert im Log-File des Webservers abgelegt. Eine Zuordnung zu konkreten Personen ist dem Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg nicht möglich. Die Daten werden zu statistischen Zwecken anonymisiert ausgewertet und nach 3 Monaten gelöscht.

Löschung Cookies

Session-Cookies verfallen automatisch nach Besuchsende (Schließen des Browsers). Nach 60 Minuten verfallen diese Cookies auch ohne, dass der Browser geschlossen wird. Für jeden Websiteaufruf wird ein neuer Token/ein neues Cookie („Cross-Site-Request-Forgery-Token“) erzeugt. Dieses verfällt beim Wechsel oder Verlassen der jeweiligen Seite.

6. Auskunft, Löschung, Sperrung

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter den im Punkt 1 angegebenen Kontaktdaten an das Jugendamt der Landeshauptstadt Magdeburg wenden.

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

7.1 Widerspruchsrecht

Sie haben nach Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen.

7.2 Auskunftsrecht

Sie haben nach Art. 15 DSGVO ein Auskunftsrecht gegenüber dem im Punkt 1 genannten Verantwortlichen.

7.3 Recht auf Berichtigung

Sie können nach Art. 16 DSGVO die Berichtigung fehlerhafter Daten vom unter dem Punkt 1 angegebenen Verantwortlichen verlangen.

7.4 Löschung

Sie haben ein Recht auf Löschung bzw. Vergessenwerden nach Art. 17 DSGVO gegenüber dem unter dem Punkt 1 genannten Verantwortlichen.

7.5 Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, vom unter dem Punkt 1 genannten Verantwortlichen, die Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO zu verlangen.

7.6 Beschwerderecht

Sie haben das Recht, Beschwerde gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu erheben.

Adresse des Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt:
Leiterstraße 9
39104 Magdeburg
(Geschäftsstelle und Besucheradresse)

Postadresse
Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt
Postfach 1947
39009 Magdeburg

 poststelle@lfd.sachsen-anhalt.de